Seguimiento y facturación del tiempo¶
La aplicación Soporte al cliente permite que los equipos puedan llevar seguimiento de la cantidad de horas que usan para trabajar en un ticket y que puedan facturar ese tiempo al cliente. A través de integraciones con las aplicaciones Ventas, Hojas de horas, Proyecto y Contabilidad podrá cobrarle a los clientes una vez que haya realizado el trabajo o incluso antes de que haya comenzado.
Advertencia
Dado que las funciones Seguimiento y facturación del tiempo requieren la integración con otras aplicaciones, su activación puede requerir la instalación de aplicaciones o módulos adicionales.
Al instalar una nueva aplicación en una base de datos Gratis con una aplicación se activa un periodo de prueba de 15 días. Al final del periodo de prueba, si no se ha añadido una suscripción de pago a la base de datos, se desactivará.
Configuración de los ajustes para llevar seguimiento del tiempo y facturarlo¶
Antes de que se pueda facturar a un cliente por los servicios de soporte, la función Seguimiento y facturación del tiempo debe estar habilitada en cada equipo de servicio al cliente.
Habilitar el seguimiento y facturación del tiempo en un equipo¶
Para ver y habilitar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de soporte al cliente, primero vaya a . Seleccione un equipo de la lista o cree uno. Esta acción abrirá la página de ajustes de un equipo.
Haga clic en Editar en la página de ajustes del equipo, vaya a la sección Seguimiento y facturación del tiempo y seleccione las casillas Hojas de horas y Facturación del tiempo.
Una vez marcada la casilla Hojas de horas aparecerá un nuevo campo denominado Proyecto.
Nota
Si esta es la primera vez que se activa esta función en esta base de datos, es posible que la página se deba guardar de manera manual y después actualizar antes de que aparezca el campo Proyecto
El proyecto seleccionado en este campo será donde se registrarán todas las hojas de horas de los tickets de este equipo. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un proyecto.
Para crear un proyecto nuevo donde se registren las hojas de horas, haga clic en el menú desplegable Proyecto, escriba un nombre para el proyecto y después haga clic en Crear desde el menú desplegable de abajo.
Haga clic en Guardar en la parte superior izquierda de la página para guardar los cambios.
Configurar productos de servicio¶
Cuando la función Facturación del tiempo está activada, en la aplicación Ventas se crea un nuevo producto con el nombre Servicio en la hoja de horas y puede encontrarlo en . Busque Servicio en la hoja de horas en la barra de búsqueda. Este producto se utilizará al facturar servicios de soporte pospago después de que se hayan completado.
Seleccione Servicio en la hoja de horas en la página del producto, esta acción abrirá el formulario de detalles del producto. El tipo de producto configurado en el producto es Servicio y la política de facturación es Según las hojas de horas. Haga clic en Editar para realizar los cambios necesarios en el registro del producto, como en el Costo o el Precio de venta y luego haga clic en Guardar.
Para facturar los servicios de soporte antes de que se haya completado el trabajo (a esto también se le conoce como servicios de soporte prepagados), debe crear un producto separado con una política de facturación distinta.
Para crear un nuevo producto de servicio, vaya a y haga clic en Crear. Esto abrirá un formulario de detalle del producto en blanco.
En el formulario del nuevo producto agregue el nombre del producto.
Truco
Intente utilizar un nombre que identifique el propósito del producto, por ejemplo, Servicios prepagados. Esto hace que agregarlo a una orden de ventas después sea más fácil.
Establezca el tipo de producto como Servicio y la Política de facturación a Precio fijo o de prepago. Esto significa que puede generar una factura y puede recibir el pago de este producto antes de que se hayan registrado las entradas en las hojas de horas para estos servicios.
Por último, establezca el precio de venta, confirme que la unidad de medida corresponde a horas y haga clic en Guardar.
Facturar servicios de soporte prepagados¶
Cuando los servicios de soporte se facturan a precio fijo puede crear una factura antes de completar cualquier trabajo. En este caso es necesario utilizar un producto de servicio con la política de facturación establecida en precio fijo o de prepago, al igual que en la sección Configurar productos de servicio.
Crear una orden de venta con un producto prepagado¶
Para facturar a un cliente por servicios de soporte prepagados, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para hacer esto, vaya a . Después, haga clic en Crear y se abrirá un formulario de cotización en blanco.
Luego, llene el formulario de cotización con la información del cliente.
Vaya a la pestaña Líneas de la orden de la cotización y haga clic en Agregar un producto. Luego, seleccione el producto de servicios prepagados configurado en los pasos anteriores. Actualice el campo Cantidad con el número de horas.
Confirme la cotización después de actualizar cualquier información necesaria, esto la convertirá en una orden de ventas.
Crear y enviar una factura para servicios prepagados¶
Después de confirmar la orden de venta, haga clic en el botón Crear factura del formulario de la orden correspondiente. Esto abrirá la ventana emergente para crear una factura.
Si no cobra un anticipo, el tipo al crear factura puede continuar siendo factura normal, pero si cobrará un anticipo elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
Cuando haya introducido la información necesaria, haga clic en Crear y ver factura o en Crear factura.
Truco
Las facturas se crean en modo de borrador para que pueda revisarlas y editarlas en caso de que sea necesario.
Luego de esto, puede enviar la factura al cliente para que realice el pago correspondiente.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios prepagados¶
Para crear un ticket para servicios prepagados, vaya a y haga clic en el botón de la tarjeta del equipo deseado para abrir su flujo. Haga clic en Crear para crear un ticket.
En el formulario de ticket en blanco, asígnele un título y escriba la información del cliente.
Cuando agrega el nombre del cliente, el campo Artículo en la orden de venta se completará en automático con el artículo en la orden de venta prepagada más reciente que tiene tiempo restante.
Si un cliente tiene más de un artículo en la orden de venta que tiene tiempo restante, haga clic en el campo correspondiente y seleccione el artículo correcto en la lista desplegable.
Haga clic en Guardar después de agregar toda la información necesaria.
Registrar horas en un ticket de soporte al cliente¶
El tiempo que se utiliza en trabajar en un ticket de soporte al cliente se registra en la pestaña Hojas de horas del ticket específico.
En el formulario de detalles del ticket, haga clic en la pestaña Hojas de horas y después en Agregar una línea. Seleccione a un empleado, agregue una descripción de la tarea y escriba el número de horas utilizadas en ella.
Conforme se agregan nuevas líneas a la pestaña hojas de horas, el campo Horas restantes en la orden de venta en la parte inferior derecha de la pestaña se actualizará de forma automática.
Nota
Si el número de horas en la pestaña Hojas de horas es mayor al número de horas vendidas, las horas restantes en la orden de ventas aparecerán en rojo.
Al agregar horas a la pestaña Hojas de horas, estas también se actualizan de forma automática en el campo Entregado de la orden de ventas.
Facturar servicios de soporte pospago¶
Cuando los servicios de soporte se facturan según la cantidad de tiempo utilizado para resolver un problema, no puede crear una factura antes de ingresar el número total de horas necesarias para resolver el problema en una hoja de horas. En este caso, se utilizaría un producto de servicio con la política de facturación establecida en Según las hojas de horas como el que creó con anterioridad.
Crear una orden de venta con un producto con seguimiento de tiempo activado¶
Para facturar a un cliente por servicios de soporte pospago, primero cree una orden de venta con el producto Servicio en la hoja de horas. Para hacer esto, vaya a . Después, haga clic en Crear y se abrirá un formulario de cotización en blanco.
Complete la cotización con la información del cliente.
En la pestaña Líneas de la orden de la cotización, seleccione el producto Servicio en la hoja de horas configurado con anterioridad y confirme la cotización después de actualizar cualquier otra información necesaria.
Importante
A diferencia de las cotizaciones de servicios prepagados, Odoo no permite que cree una factura en este momento. Esto se debe a que como no ha realizado ningún servicio, entonces no ha entregado nada y no hay nada que facturar.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios de los que lleva registro del tiempo¶
Para registrar una entrada en las hojas de horas para los servicios de los que lleva registro del tiempo vaya a y seleccione el equipo apropiado para el que aplican estos servicios.
Si ya existe un ticket para este problema, selecciónelo en la vista de kanban para abrirlo. Si no hay ningún ticket existente para este problema, haga clic en Crear para elaborar uno. Escriba la información necesaria del cliente en el formulario vacío de detalles del ticket.
Después de seleccionar o crear un ticket, vaya al menú desplegable Artículo en la orden de venta y seleccione la orden de venta creada en el paso anterior.
Llevar seguimiento de las horas de un ticket¶
Para crear una factura para un producto según las hojas de horas, se debe llevar seguimiento de estas y registrarlas. En este punto, el servicio se considera entregado. Para registrar horas para este servicio de soporte, haga clic en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Haga clic en Agregar una línea para registrar una nueva entrada. Seleccione un empleado en el menú desplegable y registre el tiempo correspondiente en la columna Horas utilizadas.
Repita estos pasos según sea necesario hasta que haya registrado todo el tiempo que ha utilizado para resolver problemas y después haga clic en Guardar.
Crear una factura para las horas registradas en un ticket¶
Después de que haya resuelto el problema del cliente y haya determinado que no necesita registrar nuevas entradas en la hoja de horas, puede crear una factura para facturar al cliente.
Para hacer esto, regrese a la orden de venta. Haga clic en el botón inteligente Orden de venta en la parte superior del ticket.
Antes de crear la factura, confirme que el número en la columna Entregado coincide con el número total de horas utilizadas que aparece en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Haga clic en Crear factura para abrir la ventana emergente Crear facturas.
Si no cobra un anticipo, el tipo al crear factura puede continuar siendo factura normal, pero si cobrará un anticipo elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
Importante
Utilice el campo Periodo de las hojas de horas si esta factura solo debe incluir las hojas de horas de un periodo determinado. Si deja este campo vacío, se incluirán todas las hojas de horas aplicables que aún no se hayan facturado.
Después de que haya agregado la información necesaria, haga clic en Crear y ver factura o en Crear factura. Ahora puede enviar la factura al cliente para que la pague.